- INCORPORACIÓN DE UN TRABAJADOR.- En el caso de que se contrate a una persona procederemos a informarle de cuáles son sus Funciones y Obligaciones respecto al tratamiento de datos de carácter personal que como trabajador de la empresa y en el desempeño de su trabajo, pueda tratar. Para ello se le hará entrega de los dos documentos que se encuentran en la carpeta: “notificaciones/empleados”:
- Notificación NT 7.1 en el que se detalla de una manera extensa, no solo las Funciones y Obligaciones del Personal que tenga acceso a datos de carácter personal, sino también aquellos aspectos relacionados con las normas de conducta que permitan garantizar la confidencialidad, integridad y legal tratamiento de los datos de carácter personal de la empresa.
- Notificación NT 7.2, para que el empleado confirme que ha recibido la documentación mencionada en el apartado anterior (NT 7.1) y asuma su compromiso de confidencialidad, guardando este formulario firmado por el trabajador como documento acreditativo de haberle informado.
- Notificación NT 7.3, Solo para aquellos casos en los que al empleado use un dispositivo propio o se le haga entrega de algún dispositivo informático o de cualquier índole que le sean facilitados para desarrollar su trabajo, deberá de firmar que dispositivo ha recibido o usa y en qué fecha.
Finalmente indicar que el documento de Seguridad se ha de actualizar en el Anexo, la relación de Usuarios por ficheros y aplicación, es decir, actualizar el listado de usuarios para cada uno de los ficheros.
2. UN CANDIDATO NOS DEJA SU CV O VIENE A UNA ENTREVISTA.- Deberemos consultar el Procedimiento 15, “Gestión de Candidaturas y procesos de selección”, ya que al realizar un proceso de selección o simplemente una entrevista para valorar a un candidato, le hemos de hacer entrega del formulario “CANDIDATOS” ubicado en la carpeta: “Notificaciones\Candidatos”. El documento ha de ser firmado (en cumplimiento del Artículo 5 de la ley) y archivarlo en dicha carpeta escaneado o guardarlo en papel. Si la recepción es vía Email, le enviaremos la claúsula informativa del documento.
3. COMO ATENDER CONVENIENTEMENTE LOS DERECHOS DE LOS AFECTADOS SOBRE EL ACCESO, OPOSICIÓN, RECTIFICACIÓN Y CANCELACIÓN DE SUS DATOS, también conocidos como derechos “ARCO”. Existe un procedimiento que lo gestiona y en donde se relacionan los 6 documentos para que el afectado pueda ejercer sus derechos, que se encuentran alojados en la en carpeta “notificaciones/ejercicio de derecho”. Es necesario que cualquier persona trabajadora de la empresa, ponga en conocimiento del Responsable de Seguridad de la Empresa tal circunstancia con el fin de tramitar y responder dentro de los tiempos establecidos.